TSV SchwieberdingenPräambel

Die Führung eines modernen Sportvereins ist heutzutage nicht ohne computergestützte Datenverarbeitung möglich. Erforderlich macht dies der Anspruch an einen qualitativ hochwertigen Trainingsbetrieb, eine zeitgemäße und kostengünstige Verwaltung und die Bereitstellung von Informationen in digitalen Medien im Sinne und Interesse unserer Mitglieder und Mitarbeiter. Darüber hinaus erfordern Verbände, Geldinstitute und andere Partner die Möglichkeit eines digitalen Datenaustausches.

Ein interessanter Internetauftritt ist eine einfache Möglichkeit sich über den Verein zu informieren und eine Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

Die Datenschutzordnung richtet sich an unsere Mitglieder als Informationsquelle zur bestehenden Praxis, und unsere Mitarbeiter als Regelwerk zur Sicherstellung und Befolgung.

§1 Allgemeines

Im Kontext der Präambel verarbeitet der TSV im Rahmen der Vereinsverwaltung und der Organisation des Sportbetriebs computergestützt personenbezogene Daten teilweise automatisiert oder nur elektronisch. Dabei legen wir aber großen Wert auf eine Begrenzung der Daten auf das nötige Minimum, das zur Erfüllung der Funktion benötigt wird.

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von elektronischen und ausgedruckten Listen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten von Funktionsträgern oder als Teil von Berichten im Internet veröffentlicht. Soweit für den Vereins- und Sportbetrieb notwendig, werden Daten an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung sind von allen Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2 Daten der Mitglieder

§2.1 Datenherkunft

  1. Die Daten werden von den Mitgliedern direkt im Rahmen der Anmeldung erhoben. Die Zustimmung zum jeweils aktuellen Datenschutzgesetz ist hiermit zu unterteilen. Ohne die Anerkennung der Datenschutzordnung kann ein Mitglieds- oder Mitarbeiterverhältnis nicht erfolgen.
  2. Die Abteilungen erheben teils ebenfalls Kontaktdaten zur Pflege der Trainingsteilnehmerlisten.

§2.2 Datensatz und Speicherung

  1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder und Mitarbeiter.
    1. Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Funktion im Verein und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
    2. Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und Gruppen-/Mannschaftszugehörigkeiten, Status der Mitgliedschaft, Mitgliedshistorie über Ämter- und Amtszeiten sowie im Rahmen der Mitgliedschaft erhaltene Ehrungen.
    3. Bankverbindung
  2. Diese Daten benötigen wir zur Pflege des Mitgliedschafts-/Mitarbeiterverhältnisses und zum bargeldlosen Zahlungsverkehr (berechtigtes Interesse der Verarbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f).
  3. Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit der Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt (Reduzierung des Datensatzes, Auslagerung vom aktiven System)
    1. Die Bankverbindung wird mit Ende der Mitgliedschaft gelöscht.
    2. Datensätze können länger aufbewahrt werden, wenn ein berechtigtes Interesse des Vereins besteht, wie bei nicht ausgeglichenen Konten (Ausschlüssen) oder bei Personen, die sich um den Verein verdient gemacht haben.
  4. Die vom Verein genutzten Computer sind gegen fremden Zugriff und Diebstahl nach Stand der Technik ausreichend zu sichern.
  5. Die Verarbeitung oder Speicherung im Netz erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland.

§2.3 Datenweitergabe an Dritte

  1. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
  2. Kontoverbindungen werden vom Verein ausschließlich zur Verrechnung von Beitragsforderungen und Gehälter oder Auslagen von Mitarbeitern verwendet. Hierzu werden die Kontodaten an die VR-Bank Asperg-Markgröningen übermittelt.
  3. Die Verwendung der Daten erfolgt stets dem Zweck entsprechend. Eine Weitergabe personenbezogener an Dritte zu Werbezwecken, zur Erzielung von Werbeeinnahmen oder Erstellung von Benutzerprofilen erfolgt seitens des Vereins nicht.
  4. Mit allen externen Verarbeitern bestehen Verarbeitungsverträge.

§2.4 Datenweitergabe im Rahmen des Geschäftsbetriebs

  1. Die kompletten Mitgliederdaten sind nur den Mitarbeitern der Geschäftsstelle zugänglich und dem verantwortlichen Vorstandsmitglied.
  2. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  3. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  4. Der Abgleich von Mitgliederdaten zwischen Abteilungen und Geschäftsstelle erfolgt in der Regel über Papierlisten.
  5. Der Austausch von elektronischen Listen ist zweckgebunden unter erfolgt mit der Maßgabe diese zu löschen, wenn der Zeck entfallen ist.
  6. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung, im Mitteilungsblatt der Gemeinde Schwieberdingen und in Internetauftritten veröffentlicht und falls von Interesse an die lokale Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Leistungen und Ergebnisse, Torschützen, Altersklasse oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Kontaktdaten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter wie Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§4 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der Verein unterhält Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand nach §26 BGB.
  2. Der der Vorstand nach §26 ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Abteilungen dürfen zur Außendarstellung eigene Internetauftritte unterhalten. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen Verantwortliche zu benennen und diese im Impressum und der Datenschutzrichtlinie zu veröffentlichen. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach §26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach §26 BGB ist unanfechtbar.
  4. Alle Internetseiten des Vereins verfügen über eine aktuelle Datenschutzerklärung, die über die Verwendung der Besucherdaten durch den Auftritt der verwendeten Applikationen informiert.

§5 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail betreibt der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  2. Die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter sind funktions- und personengebunden und gegen unberechtigte Nutzung durch Dritte durch Verschlüsslung und Passwort gesichert.
  3. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen (z.B. Newsletter) und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

Dies betrifft insbesondere den Zugang und Speicherung von Daten auf gemeinschaftlich genutzten Rechnern, die Geheimhaltungspflicht von Zugängen und Passworten, sowie deren Löschung nach Beendigung der Funktion oder bei Erreichen der Löschfristen.

§7 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, nach geltendem echt wie 83 DSGVO und nach §42 BDSG oder wie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§8 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB.

Fragen zum Thema Datenschutz können über die Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! gestellt werden.

§9 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 13.7.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Datenschutzordnung [PDF]